【訪問介護】システム導入で業務負担を軽減！導入するメリット・デメリット

システム化できる業務

訪問介護の現場でシステム化できる業務としては、記録業務やスケジュール管理、勤怠管理、給与計算などです。例えば、タブレット端末を用いて介護記録を直接入力すると、事業所に立ち寄って書類作成を行うなどの負担を軽減できます。また、利用者ごとの訪問スケジュールも効率的に管理しやすいです。さらにスマートフォンなどで出退勤を打刻できるシステムなら、スタッフの勤怠管理に加えて給与計算も簡単に行えます。

システム化によるメリット

介護業務をシステム化するメリットには以下が挙げられます。

・業務の効率化

システム化による大きなメリットは、やはり業務を効率化できることです。紙やExcelでの管理は、記入漏れや重複入力などのミスが発生しやすく、時間もかかります。システム化で業務プロセスが自動化されると、煩雑な事務作業や紙媒体の書類管理から解放されます。また、音声入力やレセプト・請求書の自動作成などの機能を搭載して、より時間や手間の削減を図ることも可能です。

・情報共有の円滑化

スタッフ間をはじめ、利用者や関係者との情報共有がスムーズに行えます。連携やコミュニケーションの改善・強化につながります。さらに、利用者のニーズに応じたサービスも提供しやすくなるでしょう。

・経営判断の支援

経営状況を定量的に把握できるため、経営判断に役立てられます。また、改善点や課題も明確化できます。

・働き方改革の推進

業務負担の軽減やコミュニケーション強化などにより、スタッフのモチベーションや定着率の向上が期待できます。また、直行直帰などの柔軟な働き方も実現しやすくなります。

デメリットもある？

システム化することで、いくつかデメリットも考えられます。

・導入費用や維持費用がかかる

システムの導入には初期費用がかかります。また、システムの維持やアップデート、端末や通信環境の整備などの費用も発生します。これらの費用は予算内で管理することになります。あまり余裕がないという場合、費用対効果を検討する必要があります。

・研修や教育が必要

システム導入にあたり、一定の技術的な知識やスキルが必要です。スタッフや関係者がシステムの内容や操作方法を理解し、実際に操作できるようになるための研修・教育も検討しなければなりません。

・利用者に向けた変更対応

システムを導入する際、利用者への変更対応や説明が必要になる場合もあります。高齢者やデジタルに不慣れな方などがきちんと理解できるよう、十分なサポートを心がけましょう。

訪問介護におけるシステム導入案

システムの導入案として、クラウドベースの訪問介護システムがあります。インターネット上のサーバーにデータを保存し、スマートフォンやタブレットなどのデバイスからアクセスして情報を共有できます。また、訪問記録や請求書の作成、経営分析などが容易に行えます。