【大阪 受注管理システム】Excel管理から脱却！受注管理の業務とは？

受注管理の主な業務内容

受注管理の具体的な業務は以下のとおりです。

• 見積もり作成
• 契約締結
• 注文内容の登録
• 在庫の確認と納期の連絡
• 受注伝票や注文請書の作成
• 出荷準備・発送
• 請求・支払い管理など

顧客からの注文内容を確認後、見積もりを作成します。この際、BtoBとBtoCでは条件に応じて価格が変わることも少なくありません。見積もりや取引条件に問題がなく、顧客の同意を得られたら契約を交わします。契約締結だけでなく、社内システムへの顧客情報の登録・管理が必要になるフローでもあります。

在庫の有無を確認し、出荷準備へと移行します。在庫がなければ生産や発注を行い、商品を準備する必要があります。その後、納期を連絡します。

納期の確定後、商品名や納品先などの情報を記載した受注伝票、注文請書を作成します。商品や梱包材、伝票などを準備して配送業者に引き渡し、出荷後は請求書を発行して支払い状況や入金確認などを行うまでが一連の流れです。

受注管理業務のよくあるお悩み

このように、受注から出荷するまでに多くの業務を管理することになります。そのため、業務に関して悩みも生じやすいです。

・人手不足や人員配置が難しい

取引先が増えたり、担当者が少なかったりすると、対応が追い付かないケースも起こります。また、担当者を新規採用しても、教育するための時間が必要です。

・ミスやトラブルの頻発

基本的に、手作業やExcel管理などですべての業務に対応するのは難しいといえます。各工程で時間を要し、また、他部署との連携も不可欠です。工程が多いほど入力ミスや計算ミス、情報漏洩などのリスクが高まる懸念があります。

・業務効率の低さ

手作業やチェック作業はトラブルのリスクがあるだけでなく、時間もかかります。単純な作業であっても、注文数や商品数が増えれば負担が重くなります。

これらの悩みを解決するには業務のシステム化や自動化を図り、効率的な受注管理を実現することが重要です。

受注管理システムの必要性

・業務の自動化

受注管理システムを導入すると、見積もりや注文書の作成、在庫確認、請求・支払い管理などの業務を自動化できます。人為的なミスや負担を減らし、人件費や時間などのコスト削減が可能です。

・他システムとの連携

受注管理システムによっては、在庫管理システムや販売管理システム、経理システムなど、他システムと連携して活用できます。情報の一元化や共有ができ、業務の無駄やミスを省けます。

・顧客満足度の向上

顧客からの注文に素早く対応でき、正確な納期や注意点などを共有できます。また、商品をより早く届けられるため、顧客満足度の向上につながります。

受注管理システムが活躍する業務

様々な業種や業態において受注管理システムが活躍しています。

・通販・ECサイト運営

通販・ECサイトは、多くの顧客が多種多様な商品を注文するため、受注窓口や在庫確認、出荷準備などの業務量は膨大です。受注管理システムを導入すると注文内容や在庫状況をリアルタイムで確認し、迅速に出荷できます。また、顧客に納期や配送状況をメールなどで知らせることが可能です。

・卸売・小売業

卸売・小売業では受注管理システムによって取引先や商品情報を一元管理し、見積書や注文書の作成・発行を自動化できます。また、在庫の最適化や納品スケジュールの調整も容易に行えます。